Отчеты для владельцев компании

Успешное управление ресторанной компанией требует не только интуиции, но и точных данных, которые помогают владельцу принимать обоснованные решения. Отчеты — это инструмент, позволяющий «держать руку на пульсе» бизнеса, отслеживать ключевые показатели и вовремя реагировать на изменения. 

Однако не все отчеты одинаково полезны, и их переизбыток может запутать даже опытного предпринимателя. Вопрос в том, какие данные действительно важны и как часто их нужно анализировать, чтобы не упустить ни одной возможности или угрозы. 

В статье разберем, какие отчеты необходимы владельцам ресторанного бизнеса, чтобы контролировать финансы, персонал и удовлетворенность гостей. Вы узнаете, как правильно расставить приоритеты в море цифр и графиков. Каждый ресторан — это живой организм, и регулярный мониторинг позволяет понять, что работает, а что требует срочных изменений. Мы расскажем, когда стоит заглядывать в ежедневные сводки, а когда достаточно ежемесячного обзора. 

Работая в проектах по всей стране, мы с уверенностью можем сказать, что бизнес является более успешным и эффективным, если собственник в курсе текущей ситуации в компании и владеет цифрами.

Однако, время очень ценный ресурс, особенно когда речь идет о времени руководителя, поэтому огромное значение имеет правильное распределение приоритетов.

Для достижение максимальной эффективности можно разделить отчеты на три категории:

1. Ежедневные отчеты

2. Еженедельные отчеты

3. Ежемесячные отчеты
   
   

Ежедневные отчеты

Каждый день в ресторане — это мини-цикл, который влияет на общий результат. Ежедневный отчет о выручке — первое, на что стоит смотреть. Он показывает, сколько заработано, какие блюда продавались лучше, а какие залежались. Сравните цифры с прошлыми днями: спад может сигнализировать о проблемах с сервисом или маркетингом. Отчет о посещаемости (чеков) подскажет, стабилен ли поток гостей. Если он падает, пора проверить акции или внешние факторы, вроде погоды. Также полезен отчет о возвратах и жалобах — это индикатор качества еды и обслуживания. Смотрите эти данные утром, чтобы скорректировать день.

Чтобы изучить основные данные максимально быстро и эффективно можно воспользоваться отчетом из аналитической платформы Мозг «Основные показатели»

Рисунок № 1. Отчет «Основные показатели»

Благодаря этому отчету можно максимально быстро рассмотреть основные показатели ресторана за анализируемый период, а также при необходимости рассмотреть отдельно подразделения.

Из этого отчета также можно перейти в отчет «Выручка по дням». 

Рисунок № 2. Отчет «Выручка по дням»

Это позволит более детально проанализировать динамику показателя выручки в разрезе подразделений и отклонения от плана и прошлого года.

Еженедельные отчеты

Раз в неделю стоит оценивать более глубокие показатели. Отчет о себестоимости блюд (food cost) покажет, не растут ли затраты на ингредиенты. Если процент имеет динамику на рост, возможно, пора пересмотреть поставщиков или порции. Отчет о производительности труда — часы работы, продажи на сотрудника — выявит, кто тянет команду, а кто тормозит. Анализ остатков на складе поможет избежать списаний. Эти данные достаточно проверять по понедельникам, чтобы спланировать неделю.

Для работы с этими показателями нам также поможет отчет «Основные показатели.

Рисунок № 3. Отчет «Основные показатели»

Переключаясь между различными блоками отчета удобно отслеживать динамику по показателями себестоимости, производственных издержек, закупочных цен, ликвидности.

Показатели производительности труда удобно анализировать в отчете «Производительность труда».

Рисунок № 4. Отчет «Производительность труда»

С помощью отчета можно оценить по каким цехам наблюдается неоптимальный процент загрузки и какой потенциал в денежном выражении нереализован.

Ежемесячные отчеты

В конце месяца фокус смещается на итоги. Финансовый отчет (P&L) — главный документ: доходы, расходы, чистая прибыль. Он покажет, окупается ли бизнес. Сравните с прошлым месяцем и планом. Отчет о лояльности гостей (NPS или отзывы) укажет, возвращаются ли клиенты. Если нет, ищите причину в сервисе или меню. Анализ маркетинга — подскажет, что привлекает гостей. Эти отчеты смотрите в первые дни месяца для корректировки стратегии.

Эти отчеты эффективно рассматривать на комитетах — комитет по финансам и выручке помогут обсудить результаты и принять эффективные решения для реализации потенциалов. 

Особое значение также имеет вовлечение топ-менеджеров. Без них невозможно решать задачи бизнеса. В статье «Как собственник вовлекает топ-менеджеров в увеличение прибыли ресторанной компании» рассмотрели этот вопрос более детально.

Держать руку на пульсе — значит не просто смотреть цифры, а действовать. Ежедневные отклонения до 10% — норма, но больше — сигнал к проверке. Еженедельные тренды задают тон, а месячные итоги определяют курс. Главное — не утонуть в данных и своевременно реагировать на отклонения. Как делать максимально эффективно, поговорим на тренинге «Владельческий контроль» в Санкт-Петербурге 15-18 мая.